Channel manager of eigen koppeling

Deze vraag komt bij ons binnen zodra kanaal drie erbij komt. Iemand heeft een channel manager draaien, is er over het geheel tevreden over, en loopt tegen twee of drie dingen aan die niet lukken. De vraag die dan gesteld wordt is "moeten we overstappen op maatwerk", en dat is bijna altijd de verkeerde vraag.

Even vooraf: wij bouwen maatwerk. We hebben er dus belang bij om te zeggen dat je maatwerk nodig hebt. Dat maakt het extra belangrijk om eerlijk op te schrijven wanneer dat níet zo is.

Wat een channel manager goed doet

En dat is meer dan mensen denken op het moment dat ze gefrustreerd zijn.

Feedformaten bijhouden. Elk kanaal wil productdata net anders. Bol wil andere velden dan Amazon, Amazon wil andere velden dan Kaufland, en die eisen veranderen. Een channel manager houdt dat voor je bij. Dat lijkt klein tot je het zelf een jaar hebt gedaan.

Orders uit vijf plekken op één plek. Op zich niet ingewikkeld, wel veel werk, en het is voor iedereen hetzelfde werk. Precies het soort probleem dat je koopt in plaats van bouwt.

Voorraad en prijzen synchroon houden. Voor het overgrote deel van een assortiment is een interval van een kwartier prima.

Omgaan met API-wijzigingen. Platformen veranderen hun API's; bol doet dat tegenwoordig zelfs per resource los. Dat betekent vaker kleine wijzigingen. Een pakket vangt dat voor je op.

Voor een paar honderd euro per maand. Dat zelf bouwen is geen besparing, dat is een tweede baan.

Waar het ophoudt

Drie grenzen, en ze hebben één ding gemeen: het gaat steeds om kennis die het pakket niet heeft.

Grens 1: logica die jouw inkoopprijs kent

Een channel manager werkt met wat er in de feed staat: prijs, voorraad, titel, categorie. Wat er niet in staat is wat een product jóu heeft gekost.

Daardoor kan hij prijsregels wel toepassen, zoals vijf procent onder de laagste concurrent en nooit onder een vast minimum, maar hij kan niet redeneren over marge. En marge loopt niet gelijk op met prijs: de commissie op bol bestaat uit een vaste bijdrage per artikel plus een percentage dat per productcategorie verschilt, verzending is een vast bedrag dat bij een goedkoop product zwaarder weegt, en retouren drukken de opbrengst van het ene artikel veel harder dan van het andere.

Het gevolg is een regel als "vijf procent onder de laagste" die op een deel van je assortiment onder de kostprijs uitkomt, terwijl je op een ander deel ruimte laat liggen. Zie Repricing en de buy box op bol voor hoe dat er in de praktijk uitziet.

Grens 2: systemen die het pakket niet kent

De koppelingenlijst van elk pakket dekt de bekende systemen. Draait er een ERP dat er niet op staat, een WMS van je fulfilmentpartij met een eigen API, of een groothandel die zijn voorraadbestand als csv op een ftp-server zet, dan houdt het op. En dat is meestal net het systeem waar het meeste handwerk in zit.

Grens 3: beslissingen die meer wegen dan de feed

Dit is de grens die het snelst groeit. Voorbeelden uit onze eigen praktijk:

• Een klant die per product wil weten of het na een retour opnieuw verkoopbaar is, op basis van de retourreden die de klant meegaf. Dat is tekst beoordelen, geen feedregel.
• Een klant die zijn advertentiekosten per product wil terugzien in de marge, dus data uit de Advertiser API van bol samengevoegd met de commissie uit de factuurspecificatie.
• Productbeschrijvingen die per kanaal anders moeten: bol wil andere lengte en toon dan Amazon, en machinaal vertalen is niet hetzelfde als herschrijven voor het platform.

Dit is geen kritiek op de pakketten. Ze doen wat ze beloven. Het is werk van een andere soort.

Wat er in de praktijk gebeurt

Bijna nooit een vervanging. Wat werkt is een taakverdeling:

Wat wij doen, in één zin: de eigen laag bouwen die naast je channel manager staat en de beslissingen neemt die hij niet kan nemen.

Geschikt voor: verkopers die een channel manager draaien en tegen drie dingen aanlopen: logica die hun inkoopprijs kent, een systeem dat niet ondersteund wordt, of beslissingen die meer wegen dan wat er in de feed staat.

De eigen laag rekent en beslist; de channel manager voert uit. Meestal betekent dat concreet: onze berekening bepaalt de prijs, en die prijs wordt in het pakket gezet dat hem verder over de kanalen verdeelt. Dan hoef je het formaatwerk niet over te nemen en heb je toch de logica die je nodig hebt.

Hoe je bepaalt aan welke kant je zit

Vier vragen die het meestal beslissen.

1. Is je grootste ergernis een formaat of een beslissing? Een formaat, zoals een veld dat niet meekomt of een categorie die verkeerd valt, hoort thuis bij je pakket; bel de leverancier. Een beslissing, zoals welke prijs je vraagt, welk product je opnieuw inkoopt of welke retour terug in voorraad mag, komt zelden uit een pakket.
2. Zit het probleem in de uitzonderingen of in het gemiddelde? Pakketten zijn sterk in het gemiddelde geval. Zit tachtig procent van je tijd in twintig procent van je artikelen, dan is dat een teken.
3. Weet je wat je marge per kanaal is? Niet ongeveer, maar per product, met de echte commissie en de advertentiekosten erin. Kun je die vraag niet beantwoorden, dan zit daar meestal meer winst dan in welke koppeling dan ook.
4. Hoeveel handwerk is er ná je pakket nog? Tel de uren van het overtypen, de spreadsheets en de wekelijkse controles. Blijft dat onder de twee uur per week, laat het dan zo. Loopt het naar een dag, dan verdient een eigen laag zich binnen enkele maanden terug.

Weet je het antwoord op vraag vier niet, dan rekent de scan hieronder het voor je uit op basis van je eigen situatie.

Veelgestelde vragen

Wat is een channel manager precies?

Software die tussen je webshop of voorraadsysteem en je verkoopkanalen staat. Hij zet je productdata om naar het formaat dat elk kanaal wil, houdt voorraad en prijzen synchroon, en haalt orders op zodat ze in één overzicht binnenkomen. Bekende Nederlandse namen zijn Channable en EffectConnect. Je betaalt een maandbedrag, meestal gekoppeld aan het aantal producten of kanalen.

Is Channable of EffectConnect beter?

Dat hangt af van waar je zwaartepunt ligt en niet van welke beter is. Channable is sterk op productfeeds en advertentiekanalen; wie veel met Google Shopping en feedregels werkt, zit daar goed. EffectConnect is meer op marketplaces en orderafhandeling gericht. Ga bij de keuze uit van waar je meeste werk zit, en test met je eigen assortiment: het verschil zit vrijwel altijd in de uitzonderingen, niet in de standaardgevallen.

Kan ik een channel manager helemaal vervangen door maatwerk?

Kan wel, is meestal onverstandig. Het gewone werk dat zo'n pakket doet, zoals feedformaten bijhouden per kanaal, omgaan met API-wijzigingen en orders ophalen, is precies het werk waar je niets aan verdient en dat eeuwig onderhoud vraagt. Dat overnemen betekent dat je de rest van je bestaan achter de formaatwijzigingen van vijf platformen aanloopt. Beter laat je dat staan en bouw je er alleen naast wat het pakket niet kan.

Moet ik een eigen voorraadsysteem bouwen of een bestaand pakket nemen?

Neem een pakket, tenzij je voorraadlogica iets doet wat het gemiddelde bedrijf niet doet. Voorraad bijhouden is een opgelost probleem en het zelf bouwen levert je niets op behalve onderhoud. Waar het kantelt is wanneer je meerdere voorraadposities hebt die één geheel moeten lijken, of regels per productgroep die het pakket niet kent. Dan bouw je geen voorraadsysteem maar een laag erbovenop, en blijft het pakket gewoon de bron.

Waar loopt een channel manager op vast bij snelle voorraadwijzigingen?

Bij de frequentie. De meeste pakketten synchroniseren op een interval van vijftien minuten tot een uur, en dat is voor het overgrote deel van een assortiment ruim voldoende. Het knelt alleen bij snellopers met lage voorraad: daar kan in een kwartier de laatste twee stuks verkocht zijn op twee kanalen tegelijk. Dat los je zelden op door vaker te synchroniseren, en meestal met een veiligheidsdrempel: onder een bepaald aantal stuks meld je minder voorraad dan je hebt.